Veertig studenten in de master, negentig in de minor en ze moeten allemaal zoveel mogelijk produceren om het vak journalistiek onder de knie te krijgen. Dat leverde mij per semester tussen de 1000 en 1200 e-mailjtes op. Met dito vragen, documenten, persoonlijke en minder persoonlijke mededelingen. Ik was meer tijd kwijt met het managen van de informatiestroom dan met het managen van het werk. En nee, dat valt niet samen. Zoeken naar een e-mail met een opdracht, reageren op een opmerking gemaakt op Blackboard (het systeem van de universiteit): ik was in no time spullen kwijt en daarmee ook de controle over de situatie.
En toen kwam Slack.
Slack is gratis, open source, draait al een tijdje bij grote media (New York Times, Spotify, Strava) en heeft mijn leven veranderd. Slack is een redactiesysteem dat e-mail overbodig maakt, plaats biedt voor het uploaden en becommentarieren van documenten, doorzoeken van materiaal en integreren van sociale media. Iedereen kan alles tegelijkertijd en Slack zet het allemaal in een ordentelijke en prettig rustige vormgeving. En: Slack is mobiel. Mijn telefoon waarschuwt even als er iets moet gebeuren. Altijd en overal in contact met iedereen die ertoe doet.
Ik besteed ongeveer tien minuten tot een kwartier per dag aan mijn Slack voor internetjournalistiek. Studenten plaatsen hun artikelen op Slack, zoeken zelf een tweede lezer en vragen elkaar feedback of geven antwoord op vragen (ook aan mij gesteld – waarvoor hulde). Ik pluk de werkstukken van Slack voor commentaar, vraag om feedback tijdens colleges, deel automatisch tweets met #mediaweek om studenten op ideeen te brengen en kan alles en iedereen in een handomdraai terugvinden. Het is a-ma-zing!
Nadeel: Slack is een ouderwets messageboard: alle berichten komen onder elkaar te staan. Dus ook alle onzinnige opmerkingen. En met redacties van dertig tot vijfendertig personen is dat al snel een hele lange string berichten met daartussen de zaken waar het om draait. Het helpt om te communiceren in snippits of posts, maar daarvoor is discipline nodig. U snapt het: die is er niet altijd. Nadeel: het is (weer) een nieuw systeem voor studenten die naast hun eigen sociale media (Facebook, Instagram, Snapchat) en Blackboard (andere vakken) nu ook met dit platform aan de slag moeten. Nadeel: er zit geen deadlinefunctie op Slack. Een agendafunctie (zoals bij Trello) zou het leven nog verder veraangenamen.
Dus: Heeft u grote groepen creatievelingen te managen die voortdurend versies van documenten rondpompen? Bent u die honderden e-mailtjes beu? Wil u snel mensen aan elkaar knopen zodat niet u, maar iedereen tegelijkertijd op de hoogte is van alles (en dus ook zelf kan coordineren)? Werkt u op verschillende lokaties aan hetzelfde? Dan is Slack een uitgelezen platform. Tip: schaf e-mail af en communiceer alleen nog maar via dit platform. Anders komen er toch weer mailtjes binnen dat op Facebook een linkje staat naar een video op Youtube die iemand anders echt even moet delen op Twitter … En ik geef u graag een korte, introducerende cursus.